4 luglio, 2020

Smart working, meeting online, conference calls

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Abbiamo attraversato ed affrontato un periodo decisamente difficile, che ha costretto ognuno di noi a nuovi approcci nella comunicazione, nei contatti sociali, nel lavoro, nell’istruzione.
Abitudini e variazioni che forse saremo costretti a conservare per ancora un po‘ di tempo o che forse sono andate a rivoluzionare radicalmente nostre consuetudini di vita e di lavoro.
Con le giornate di #iorestoacasa abbiamo reso abituale lo smart working ovvero il lavoro effettuato da casa, le conference calls, le lezioni a distanza, le videochiamate ed anche gli House Party.
Vediamo insieme come affrontare queste nuove situazioni … perchè attenzione: essere a casa non significa che tutto sia lecito!
La postazione – Ideale sarebbe poter usufruire di una stanza adibita ad ufficio, con tutto il necessario per svolgere la propria attività a portata di mano.
Se questo non fosse possibile, cercate almeno di creare uno spazio dedicato.
Attenzione allo sfondo – nel collegamento virtuale con colleghi, clienti, dipendenti, ma anche durante le videochiamate, fate attenzione allo sfondo, ovvero ciò che verrà visualizzato alle vostre spalle. Deve rispechiare la vostra professionalità. Posizionatevi davanti ad una libreria, una parete bianca, un tavolo con una bella pianta di orchidee o un mazzo di fiori. Dovrà essere in ogni caso un fondo pulito e ordinato.
Sappiate che è possibile su alcune piattaforme modificare la schermata sfocando tutto quello che non è in primo piano in modo automatico. Potrebbe essere una soluzione interessante, non credete?
Da non dimenticare lo sfondo „sonoro“: i rumori di sottofondo sono da evitare: l’amico peloso che abbaia, i figli che litigano, le pentole che sbattono … fino allo sciacquone del bagno.
La comunicazione – nella comunicazione online viene a mancare la parte paraverbale fondamentale per determinare una buona e profiqua conversazione. Questo si risente meno nelle videochiamate, ma in ogni caso gli elementi della comunicazione risultano differenti e ben lontani da riunioni ed incontri dal vivo e faccia a faccia. E’assolutamente necessario che vengano rispettate delle regole: quelle del galateo online e del telefono.
Le chat – Gruppi whatsApp o Telegram servono per dare una specifica comunicazione ad un gruppo di persone in tempo reale.
Nello smart working vengono utilizzate per scambiarsi informazioni su un progetto al quale si sta lavorando in team. Sarà opportuno rammentare che in questo caso gli interlocutori sono vostri colleghi e non vostri amici! Attenzione al tono di voce che dovrà essere neutro e cortese, controllate ortografia e sintassi prima di premere invio. Evitate i messaggi spezzettati: meglio un messaggio di 10 righe che tre messaggi di tre righe ciascuno.
Evitate di utilizzare emoticons e messaggi vocali.
Orari, dress code ed altro – Non è che perchè siamo a casa sia consentito non guardare l’orologio prima di effettuare una chiamata.
E‘ necessario rispettare gli orari, evitando di disturbare troppo presto (prima delle ore 9) o troppo tardi (dopo le 21) tralasciando le ore solitamente dedicate a pranzo e cena.
Facile per le comunicazione di lavoro sarà seguire gli orari abituali di ufficio.
Assolutamente sconsigliato effettuare una videochiamata senza avvertirne preventivamente il destinatario.
In particolare se effettuate videochiamate o effettuate dirette dovreste vestirvi in modo adeguato, come siete abitualmente abituati a fare, pettinatevi, truccatevi … insomma rendevi presentabili .
Servirà oltre che verso gli altri, anche ad aiutare voi stessi a serntirvi bene ed in ordine. Mantenete una buona postura, corretta ed eretta al fine di non far rispecchiare trascuratezza e atmosfera lasseiz fair.

Forse, e dico forse, non tutto il male è venuto per nuocere, consentendoci di approcciarci a nuovi modi di lavoro e di comunicazione.b t w

Jacopo
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